Comment organiser une conférence de presse avec succès ?

Maintenant que vous savez rédiger communiqués et dossiers de presse, vous voulez sans doute pouvoir communiquer de manière plus directe et concrète avec les journalistes lorsque vous disposez d’une actualité solide dont les médias pourraient faire choux gras. Pourquoi alors ne pas organiser une conférence de presse ? Si cela vous paraît inaccessible de prime abord, c’est pourtant un excellent moyen de démontrer votre professionnalisme et de vous ériger en tant qu’incontournable sur votre marché concurrentiel. Je ne vous cache pas que cela engendre des dépenses financières, mais les retombées peuvent être pharamineuses. Cette étape est à considérer comme un nouveau palier dans votre médiatisation. Il n’est donc pas concevable de s’y atteler si vous n’avez jamais communiqué avec les journalistes auparavant (que ce soit en leur délivrant du matériel au sujet de votre business ou en apparaissant lors de passages médiatiques). Intéressons-nous donc à ce qu’est une conférence de presse, à ses impératifs organisationnels et à son déroulement.

1) Une conférence de presse pour mettre votre business en lumière

Une conférence de presse est une réunion que vous organisez dans un but précis : partager une actualité marquante affectant votre business et votre secteur d’activité (votre adaptation à une nouvelle législation, la sortie d’une nouvelle gamme de produits, le développement d’une nouvelle technique qui va révolutionner votre activité, votre capacité de réaction face à une situation de crise…).

Vous devez dans ce cadre, préparer votre discours sur 2 axes principaux : le pourquoi et le comment. La conférence de presse répond à ces deux questions. Notez bien que les journalistes sont invités à cette dernière, et non convoqués. L’organisation de votre intervention s’articulera selon le volume d’information que vous voulez diffuser et le temps nécessaire pour les expliciter de façon claire aux journalistes.

2) L’organisation d’une conférence de presse

Il va de soi, que tout commence avec l’invitation des journalistes à l’évènement que vous proposez. Si vous devez utiliser les canaux de communication habituels (e-mail, téléphone), vous pouvez appuyer votre réunion sur un communiqué de presse qui en explicitera le but et regroupera toutes les informations importantes : lieux, horaires, accès, durée…

  • L’horaire de votre conférence de presse : afin de vous assurer que les journalistes se déplacent en masse pour venir suivre votre intervention, vous devez garder à l’esprit que leur temps est compté et que leur journée est réglée comme du papier à musique. Préférez alors une réunion matinale (entre 8h30 et 9h) qui se déroulera avant que les journalistes ne se rendent à leur fameux débriefing avec leurs responsables de publication. Cela augmentera les chances de voir votre actualité traitée le jour même. Évitez la mi-journée (c’est l’heure des journaux télévisés et radiodiffusés) ainsi que la fin d’après-midi (les journalistes seront moins à l’écoute, et l’information ne sera traitée au mieux que le lendemain).
  • Où organiser votre conférence de presse ? : si vous ne disposez pas de locaux adéquats pour réunir de nombreuses personnes, cherchez un site qui proposerait la location de salles à cet effet. C’est le cas de nombreux grands hôtels parisiens ou des organismes spécialisés dans l’événementiel. Veillez à ce que la salle en question soit confortable (si possible avec des fauteuils munis de planchettes pour faciliter la prise de notes des journalistes) et bien insonorisée (afin que les journalistes télé et radio n’aient pas de problème de son lors de l’enregistrement de votre discours et/ou de leurs questions). Le cadre choisi doit correspondre à l’image de votre business que vous souhaitez véhiculer.
  • L’accueil réservé aux journalistes : les journalistes sont vos invités. À ce titre vous devez fournir un « service minimum ». Un buffet petit-déjeuner avec croissants et café à disposition sera du plus bel effet. Vous pouvez faire intervenir un traiteur si vous souhaitez quelque chose de plus raffiné. Vous fournirez des badges aux journalistes présents à l’entrée ainsi que votre dossier de presse, qui résumera les points essentiels que vous aborderez pendant votre temps de parole. En « bonus » vous pourrez fournir une pochette personnalisée au nom de votre business dans laquelle vous inclurez le dossier de presse.
  • La composition des intervenants : pour ne pas ressentir trop de pression face à la foule de journalistes, vous pouvez vous faire assister par certains membres de votre équipe. Leur fonction et leur nom devront alors apparaître clairement sur un présentoir situé devant eux. Ces intervenants pourront vous aider à répondre aux multiples questions qui vous seront adressées.

3) Le déroulement de votre conférence de presse

Votre organisation est bouclée, il ne reste plus qu’à entrer en piste. Voici comment les événements devraient se dérouler :

  • La ponctualité : vous devez impérativement commencer votre conférence à l’heure indiquée. Le temps est une ressource rare pour les journalistes, et ils veulent pouvoir poser autant de questions que possible. Votre temps de parole se limitera à 15-20 minutes avant d’ouvrir le champ aux interrogations de votre audience.
  • Votre prise de parole : votre récit doit être dynamique et vivant. Appuyez-vous pour cela sur des chiffres parlant, et une mise en scène à l’aide d’un Powerpoint introduisant vos grandes idées et les titres de vos parties (ce dernier sera projeté sur un mur blanc ou un panneau prévu à cet effet). À condition d’être pertinents, des diagrammes et des compléments d’information sur les angles intéressant les journalistes pourront étayer vos dires. Attention cependant à ne pas noyer l’audience sous un flot d’informations inutiles. Soyez pertinent, clair et concis. Ne retracez pas l’historique de votre business, allez droit au but.
  • Votre langage corporel : Faites toujours face à votre audience. Si vous devez commenter des informations présentes sur votre Powerpoint, faites le avec un laser ou bien une baguette en vous tournant au ¾, mais ne tournez pas le dos aux journalistes.
  • Que se passe-t-il après votre « discours » ? : une fois votre actualité communiquée, vient le temps des questions. Les journalistes ont la parole et vous et vos intervenants devrez-vous prêter au jeu des questions-réponses. Les journalistes auront tendance, concurrence oblige, à être de plus en plus pointus et à attendre des réponses explicites. À vous de vous appuyer sur votre stroytelling pour les satisfaire. Sachez mettre un terme à la réunion. Les journalistes ne prendront pas cette initiative d’eux-mêmes. Accordez leur une vingtaine de minutes.
  • La fin de votre conférence de presse : Après l’échange verbal, vous pouvez convier les journalistes à se diriger une nouvelle fois vers le buffet pour leur offrir un verre ou un dernier café. Ce sera le moment parfait pour circuler parmi eux, et répondre à leurs questions plus personnelles. N’hésitez pas à leur confier de petites confidences en « off » ce qui stimulera leur ego et les poussera à croire en la matérialisation d’une exclusivité.

Votre capacité d’accueil des journalistes devrait renforcer votre image de bon client. L’atmosphère amicale et la présence de rafraichissements permettront aux journalistes de quitter l’endroit sur une bonne note. N’oubliez pas d’enregistrer votre événement. Une fois ce dernier terminé vous pourrez alors le placer sur votre blog, dans la section revue de presse.

Il ne vous restera plus ensuite qu’à collecter les informations relatives à votre conférence traitées par les médias et à les faire figurer, eux aussi sous votre rubrique revue de presse. Nul doute que votre visibilité accrue vous amènera à gonfler votre trafic sur votre blog et instaurera votre image d’expert sur votre marché concurrentiel. Ah, décidément, ça a du bon, la communication !

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  1. Comment Organiser une Conférence de Presse avec Succès ? | L'attaché de presse | Scoop.it - 20/12/2012

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