Le fichier presse est un document, qui à l’image d’un tableau de bord, vous permet de faciliter votre organisation communicationnelle. Il regroupe tout un tas d’informations sur les médias susceptibles de diffuser ou de s’intéresser à votre actualité. Plus précis qu’un annuaire en ligne, il vous permet de savoir quand et comment contacter les journalistes, les relancer, ou leur envoyer du contenu pour obtenir un résultat maximisé. Comme vous le savez, les journalistes reçoivent des centaines de sollicitations quotidiennes. Il n’est donc pas surprenant qu’une simple erreur dans la formulation du destinataire (si par exemple vous n’envoyez pas votre communiqué de presse dans le bon service de rédaction), puisse faire de votre contenu, une simple garniture pour corbeille à papier. Alors comment le confectionner, et qu’y faire figurer, vous demandez-vous ? les réponses sont ici !

Le fichier presse : une petite liste qui peut rapporter gros !

Le fichier presse est un document, qui à l’image d’un tableau de bord, vous permet de faciliter votre organisation communicationnelle. Il regroupe tout un tas d’informations sur les médias susceptibles de diffuser ou de s’intéresser à votre actualité. Plus précis qu’un annuaire en ligne, il vous permet de savoir quand et comment contacter les journalistes, les relancer, ou leur envoyer du contenu pour obtenir un résultat maximisé. Comme vous le savez, les journalistes reçoivent des centaines de sollicitations quotidiennes. Il n’est donc pas surprenant qu’une simple erreur dans la formulation du destinataire (si par exemple vous n’envoyez pas votre communiqué de presse dans le bon service de rédaction), puisse faire de votre contenu, une simple garniture pour corbeille à papier. Alors comment le confectionner, et qu’y faire figurer, vous demandez-vous ? les réponses sont ici !

1) Quelles informations figurent dans le fichier presse ?

 Deux choix s’offrent à vous pour confectionner un fichier presse. Vous pouvez naturellement le rédiger vous-même, sur Words, à condition d’avoir du temps (sa préparation et ses mises à jour sont longues et fastidieuses) et une ébauche de relationnel avec le monde médiatique (vous pourrez dans le cas contraire bénéficier d’informations utiles en consultant les organigrammes des différents médias qui vous intéressent), ou en acheter un en ligne.

Pour cela, il suffit de lancer une recherche « fichier presse »  sur Google et de respecter la marche à suivre alors indiquée. Quoi qu’il en soit, le fichier presse regroupe des informations vitales vous permettant d’être réactif et efficace dans vos démarches auprès des journalistes.

  • Les mentions obligatoires d’un fichier presse : votre fichier presse prend la forme d’un tableau (du type excel) regroupant les informations pertinentes sur chaque potentiel diffuseur de votre information : type de média (radio, presse écrite, télévision), nom du média, identité du journaliste à contacter (celui qui sera à même de traiter directement votre actualité), le service dans lequel il travaille (économie, sport, mode…), sa spécialité (finance internationale, hockey sur glace, menswear…), son adresse professionnelle, son numéro de téléphone et de fax, son adresse e-mail, son téléphone portable, la date de votre dernier contact avec lui, les derniers documents que vous lui avez envoyé (communiqués de presse, dossiers de presse …), les articles qu’il a publié à votre sujet, la nécessité de le relancer (vous ferez apparaître la mention « oui » et/ou une date), ses dernières publications concernant votre secteur d’activité, et enfin les observations personnelles (que vous apprécierez selon les contacts).
  • Les mentions supplémentaires : pour encore plus d’efficacité, vous pourrez ajouter au fur et à mesure de votre meilleure connaissance de vos interlocuteurs, leurs heures de bouclages, les dates de parution de leurs articles (notamment pour les magazines périodiques) et les horaires des réunions avec leurs rédactions (afin de savoir quand les contacter pour plus de résultats).

2) Un outil du quotidien pour vos relations presse

Le fichier de presse s’avère précieux en ce qu’il vous fournit toutes les informations nécessaires pour contacter les bonnes personnes au bon moment et vous permet d’être réactif en planifiant vos prochains mouvements. C’est un outil indispensable dans le cadre d’une diffusion massive de contenu. Cela vous permet de ne pas oublier les relances ou de ne pas faire des envois doublés, toujours ennuyants pour les journalistes. La mise à jour du fichier de presse est importante et se fera au fil des contacts avec le monde journalistique. Notez cependant que si vous vous procurez un fichier presse en ligne, ce dernier sera mis à jour par la plateforme qui le met à votre disposition. Mais il est bien évident que plus vous le personnaliserez, plus il sera en phase avec les besoins de votre business.

Si vous ne savez pas par où commencer, vous pouvez par exemple recenser les sites informationnels qui génèrent le plus de clics et de visites journalières. Orange actualité, Le Monde et Yahoo actualités formant le podium dans ce domaine. Vous vous intéresserez alors à votre secteur d’activité afin d’identifier les journalistes à contacter. Ne négligez aucun média : comme mis en avant dans de précédents articles, tous les niveaux médiatiques sont importants, de la presse locale à la presse nationale. Votre fichier pressé doit donc être exhaustif afin de maximiser vos opportunités de médiatisation. N’oubliez pas non plus les nouveaux médias comme la presse web ou la presse gratuite (20 minutes, Direct soir, Métro…) qui connaît une expansion fulgurante.

Si la conception et l’entretien d’un fichier presse représentent une charge de travail indéniable, ils permettent cependant une clairvoyance bénéfique à votre communication. Vous ne vous perdrez plus dans vos mails, ou dans des recherches interminables de contacts, et sa personnalisation vous permettra de mieux appréhender les contraintes médiatiques afin que votre communication soit en phase avec celle des journalistes. Il ne vous reste plus qu’à choisir entre une confection manuelle, et un achat qui ne l’oubliez pas, représente un investissement qualité. Attention cependant, la plupart des fichiers presse disponibles en ligne ne sont pas compatibles Mac.

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10 réponses à Le fichier presse : une petite liste qui peut rapporter gros !

  1. Stéphane de QuiRecherche 22 juin 2012 à 16 h 15 min #

    Je n’avais jamais pensé à me constituer un fichier aussi poussé, et pourtant je me rends compte maintenant de son intérêt… Avez-vous des logiciels compatibles Mac à me recommander ?
    Merci pour ce partage en tout cas, j’aime beaucoup votre blog 😉

    • Alexandre 28 juin 2012 à 10 h 23 min #

      Je n’en utilise personnellement plus depuis que je suis passé sous Mac car entre temps j’ai changé ma stratégie de RP pour plus d’efficacité mais je pense que cela doit exister.

  2. Anas Farah 17 octobre 2012 à 12 h 54 min #

    Très bon article Alexandre. J’ai une petite question par rapport au fichier presse. Tu dis que c’est essentiel d’avoir les coordonnées des contacts et des journalistes, ma question est comment faire pour avoir les informations des journalistes parce que je pense que c’est ça l’étape la plus difficile?

    Merci

    • Alexandre 17 octobre 2012 à 14 h 01 min #

      Bonjour Anas,

      Comme je l’explique dans l’article, tu peux te la constituer toi-même en allant chercher ces informations dans les espaces contact/info/régie des différents sites des médias que tu souhaites atteindre.

      Ou tu peux acheter une liste presse chez les organismes spécialisés comme http://www.argus-fichiers-presse.fr/

      Alexandre

  3. Anas Farah 17 octobre 2012 à 21 h 01 min #

    Merci pour ta réponse Alexandre par ce que voulais justement savoir si c’était possible de s’acheter une base de données de contacts vu que c’est moins de temps investi dans la recherches des numéros des journalistes.

    Très bon blog, très complet à vrai dire. J’espère le voir un jour aussi actif que lifestyle-conseil. Très bonne continuation

    Anas Farah

    • Alexandre 18 octobre 2012 à 9 h 26 min #

      Merci à toi. Développer ce blog à fond fait partie de mes objectifs pour 2013 😉

  4. Manuela 31 janvier 2013 à 9 h 34 min #

    Bonjour, ce type de fichier n’est peut être pas indispensable pour toutes les entreprises. Cela dépend peut être de son activité et de ses objectifs. Certaines entreprises ont un rayonnement purement local. En tout les cas, je trouve vos explications vraiment très intéressantes.

    • Alexandre 31 janvier 2013 à 9 h 59 min #

      Bonjour Manuela,

      Cette liste est en effet très utile et peut même être une solution si vous n’avez pas accès aux contacts directes des journalistes locaux.

      N’oubliez pas que même les entreprises locales peuvent avoir un rayonnement national voire international, tout dépend du type de business.

      Alexandre

  5. actualite senegalaise 8 juillet 2013 à 8 h 03 min #

    En tout tous ceux qui veulent faire carrière dans la presse, il est nécessaire de pouvoir maîtriser le fichier presse. C’est important de pour le comprendre. Ce sera très utile.

  6. Cedric 27 avril 2017 à 17 h 32 min #

    Salut Alexandre et les lecteurs de DM,

    Quelqu’un connaîtrais t-il une liste de médias étudiants Français / Étranger ou sur la Thématique du voyage ?

    Merci d’avance,

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